Buenos días, queremos haceros llegar esta información importante de cara al cierre de año y el periodo vacacional de muchos de vosotrxs. Es un artículo largo os avisamos.
Hace más de un año, en septiembre de 2020, hubo una sesión grupal donde el departamento de administración, presentó la «Guía de Gestión de Compras y tipos de Contratación» y los distintos formularios asociados a cada procedimiento. Todo ello mejoras integrales para el funcionamiento de la entidad y como lecciones aprendidas de las recomendaciones de las auditorias de los ejercicios anteriores.
En la mencionada sesión, se insistió en los pasos para iniciar cualquier tipo de proceso de compra o contratación:
1.- El paso previo es acudir a cualquier compañerx de administración, explicar qué se va a comprar o contratar y solicitar el número de expediente de gasto o de contratación.
2.- Una vez se tiene la correspondiente referencia, se rellena el formulario de «Motivación de Gasto o Contrato» o «Aprobación de Evento/proyecto». En estos documentos previos se «motiva o argumenta» la solicitud de la cuantía económica a aprobar, además de recoger todos los gastos que conllevará esa acción (que puede incluir la gestión de contratos y de gastos de forma mixta).
3.- Tras la gestión de este formulario y la obtención del visto bueno de la subdirección/coordinador, es cuando se procede a la formalización de la compra o contratación, y para ello la norma general es la petición de tres presupuestos, y tras la obtención de los mismos, cumplimentar por cada gasto o contratación asociado a la referencia que disponéis de ese expediente (cada referencia debe llevar o tramitar tantos formularios de aprobación de gasto como partidas de gasto especificadas en el formulario de motivación: por cada gasto un formulario de aprobación) el formulario de aprobación de gasto o contrato y en el que se adjuntaran los presupuestos solicitados.
4.- Cuando este formulario está firmado por todas las partes (promotor, subdirección/coordinador y dirección) y administración procede a su archivo digital firmado, es cuando podéis proceder a comprar o contratar NUNCA ANTES Y SIN ESTOS DOCUMENTOS.
5.- Una vez formalizada la compra y servicio, y la persona responsable de la compra o contratación considere que debe procederse al pago del bien suministrado o servicio prestado, esta misma persona debe facilitar el enlace de subida de la factura a la empresa o profesional e indicarle que en la descripción o concepto de la factura debe figurar el número de expediente de gasto o contratación que el departamento de administración os facilitó en el inicio.
6.- Normalmente, entre el miércoles y jueves de cada semana, Enrique, os remite a cada persona que ha promovido un gasto o contrato un correo electrónico con copia a subdirección y dirección con las facturas que esa semana han sido subidas a la plataforma y cuyo procedimiento está correcto para que la persona responsable dé la conformidad. Ese correo debe ser respondido entre el miércoles y jueves, para que entre el pago en la remesa de esa semana que se formaliza el viernes. También, es el propio Enrique, quien detecta qué facturas no tienen asignado número de expediente de gasto y contrato, y tras sus indagaciones, le indica a la persona responsable que formalice a la mayor brevedad esta situación. Si esto ocurre, la persona que recibe este aviso debe dejar el expediente de gasto o contratación formalizado en el máximo de 1 semana, de forma que el pago con esa empresa o profesional se regularice en la remesa de la siguiente semana. No podemos estar semanas y meses (como ocurre en la actualidad), arrastrando expedientes de gasto o contratación que incluso se regularizan en ejercicios contables distintos al que pertenecen.
Os recordamos todo esto, porque aunque hay compañerxs que saben realizar y ejecutar perfectamente este procedimiento, hay otrxs que después de más de un año, desconocen el funcionamiento y contratan sin seguir el procedimiento establecido. Esto conlleva a que la plataforma donde los proveedores suben la factura (indicaciones estas que les da la persona que contrata y que además en la misma factura debe aparecer el número de gasto o expediente) cada semana aparecen múltiples facturas de las que no hay ninguna constancia de asignación de número de gasto o de expediente. Es decir que se ha procedido a la compra o contratación de forma irregular.
Todo lo anterior, como podéis suponer hace que se retrase el pago de la factura del proveedor, ya que sin el procedimiento descrito (básicamente se resume en tener los formularios de motivación y aprobación de gasto debidamente cumplimentados, firmados y en posesión del departamento de administración), no se procede al pago. A su vez esto incide en el ratio de pago a proveedores y al de endeudamiento trimestral, ambos exigidos mensual o trimestralmente por el Ayuntamiento y publicados porque es información pública.
En diciembre, que esto esté sucediendo y cada semana con mayor volumen de facturas sin justificar está suponiendo un problema para el funcionamiento de la entidad. Primero porque hace una semana, se nos comunicó desde Intervención General del Ayuntamiento que el ejercicio 2021 nos lo auditará el Servicio Integral de Auditoría del Ayuntamiento y segundo y consecuencia de lo anterior, este año no podemos retrasarnos en el cierre del ejercicio contable. Sí no hay un esfuerzo estas dos últimas semanas por parte de aquellas personas que gestionan compras o contratos en la entidad para regularizar todo lo pendiente, podemos vernos abocados a un escenario en el que se cierre ejercicio el ejercicio 2021 y se queden proveedores y profesionales pendientes de pago y no se regularice hasta semanas o meses después.
Esto nos lleva a recordaros, que las personas que deben responder ante los proveedores y profesionales por cualquier eventualidad o retraso en el pago, son las que compran o contratan a ese proveedor. Muchas veces, llegan consultas o llamadas derivadas por la persona responsable del gasto o contrato al departamento de administración que difícilmente pueden ser atendidas o dar solución porque no hay constancia del gasto o contrato al que hacen referencia.
Además el 2022, supondrá un desafío en la gestión de expedientes de contratación y gastos para la entidad, ya que el Ayuntamiento nos instalará la aplicación integral de gestión de expedientes PIAE tal y como en un acuerdo del pleno 2019 se aprobó para todas las entidades de sector público local, como medida que garantice la transparencia en la gestión de los entes del Sector Público local. Primero comenzaremos con una unidad de prueba con el departamento de administración y dos técnicos en I+D+i (Gema y Julián) con formación y acompañamiento a través de la empresa externa que da apoyo al SERTIC en la implantación del PIAE a todas las entidades del Sector Público Local del Ayuntamiento de València. De la misma forma, nos han indicado que a finales del 2022, todas las personas de la entidad que promuevan cualquier tipo de gestión de gasto o contratación, deberán realizarlo a través del PIAE (con formación y acompañamiento previo), que guardará huella de tiempo de todas las gestiones de los expedientes de gasto y contratación, y además serán de carácter público para los distintos servicios, concejalías y grupos políticos del Ayuntamiento de València con acceso al PIAE.
Creemos que a la vista de lo expuesto en este comunicado, es necesario que quienes todavía no tienen interiorizado cómo ejecutar el procedimiento de compras y contratación actual, deben hacer un esfuerzo de puesta al día, porque a finales del 2022, esta gestión ya no será tan sencilla y flexible como lo es ahora. Estamos seguros que todxs podremos actualizarnos y adaptarnos a la nueva gestión, puesto que nuestro trabajo de cara a la ciudadanía se basa en la innovación social y urbana, por lo que la aplicación de la innovación en nuestros procesos «diarios» supone un ejercicio de corresponsabilidad en pro de la eficiencia del funcionamiento interno de la entidad.
¡¡¡Gracias a todxs!!!