Procedimiento para la presentación de notas de gasto

Con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos derivados de la auditoría financiera que anualmente realiza la Intervención General del Ayuntamiento de València, y de facilitar la revisión, validación y archivo de la documentación justificativa de los gastos, a partir de este momento las notas de gasto deberán presentarse siguiendo el procedimiento que se detalla a continuación.

Se ruega vuestra colaboración para cumplir estas indicaciones, ya que contribuyen a agilizar la tramitación y garantizan el correcto cumplimiento de las obligaciones de control y justificación del gasto. Podéis consultar el procedimiento desde aquí.

Procedimiento

1. Cumplimentar la nota de gasto en el formulario PDF correspondiente.
2. Preparar un fichero Excel con el detalle de los gastos, incluyendo las siguientes columnas:
   • Fecha.
   • Motivo del gasto.
   • Importe.
   • Observaciones.

   En el apartado Observaciones deberán incorporarse todas aquellas aclaraciones que sean necesarias para facilitar la revisión de la documentación, por ejemplo:

   • Gastos compartidos entre varias personas, indicando el nombre y apellidos de todos los participantes y el importe que corresponde a cada uno.
   • Cualquier explicación o justificación adicional relacionada con un gasto.
3. Escanear todos los tickets y/o facturas justificativas.
4. Unificar toda la documentación en un único archivo PDF. Esto último,  puede hacerse escaneando a través de la impresora, respetando el siguiente orden:
   1. Nota de gasto.
   2. Excel con el detalle de los gastos.
   3. Tickets y/o facturas justificativas. Estos deben visualizarse de forma correcta.
5. Firmar digitalmente, siempre que sea posible,  el archivo PDF resultante.
6. Enviar el documento por correo electrónico , al Departamento de Administración, con copia a Josefina.

Recordatorios importantes

Con el objetivo de evitar incidencias durante la revisión de las notas de gasto, se recuerda que:

• No podrá abonarse ningún gasto que no esté respaldado por el correspondiente ticket o factura. Los extractos o movimientos bancarios no constituyen un justificante válido, ya que únicamente acreditan que se ha realizado un pago, pero no identifican el concepto del gasto ni cumplen los requisitos exigidos para su justificación.
• Cuando un mismo ticket o factura corresponda a un gasto compartido entre varias personas (por ejemplo, una comida de trabajo), esta circunstancia deberá quedar perfectamente identificada en la nota de gasto. Será necesario indicar quiénes han participado y qué importe corresponde a cada persona.
• En ningún caso podrá presentarse un mismo ticket o factura para el abono íntegro a más de una persona. Cada empleado únicamente podrá imputar la parte del gasto que realmente le corresponda.

Agradecemos a todo el equipo la colaboración y el cumplimiento de estas indicaciones, que permitirán agilizar la gestión administrativa y garantizar el adecuado cumplimiento de los requisitos establecidos por los órganos de control.