Fichero Maestro e Instrucciones para Proveedores

Como todxs sabéis, desde hace varios meses, estamos en proceso continuo de mejora del procedimiento de gestión de compras y contratación para optimizar los recursos y agilizar los plazos y  trámites de gestión de expedientes.

En el segundo trimestre de 2021, nos llegó un acuerdo de alcaldía, en el que se instaba a todos los organismos pertenecientes al Sector Público Local del Ayuntamiento de València a realizar un fichero maestro de proveedores. Esta medida, tiene como principal objetivo luchar contra la suplantación de identidades de proveedores y evitar el fraude del que han sido víctimas en los últimos años, empresas municipales y otras entidades del sector público local del Ayuntamiento de València.

En el ejercicio 2022, este fichero ya es obligatorio y de implementación efectiva dentro del proceso de compras y contratación de la entidad. Actualmente la responsable de esta tarea es nuestra compañera Josefina Serrano. En resumen, el fichero maestro de proveedores, no es más que un alta de proveedor donde se solicita:

• Una declaración responsable, donde el proveedor da cuenta de sus datos y autoriza su inclusión en el fichero en la base de datos de proveedores de Las Naves.
• La documentación que certifique el cargo o identidad de la persona que firma la declaración responsable de proveedores (poderes notariales en caso persona jurídica)
• Certificado de titularidad bancaria, expedido por la entidad bancaria, en el que se acredite la titularidad de la cuenta corriente que figure en la factura, y donde se hará efectivo el pago de esta.

Por todo ello, dentro del procedimiento de compras y contratación hemos integrado el fichero maestro de proveedores. De tal forma, que cualquier persona de Las Naves, que vaya a realizar una compra o contratación, una vez resuelto vía la aprobación de la motivación, a la empresa o profesional seleccionada  para formalizar el gasto o contrato, deberá remitir:

• Instrucciones para Proveedores de Las Naves, ubicado al acceso de toda la plantilla en «Gestión de Personas/Formularios e Instrucciones Procesos Administrativos/Instrucciones para Proveedores de Las Naves«. Este documento es una guía y ayuda a los proveedores para:
  • La emisión de la factura, en la que se indica que debe figurar el número de gasto o expediente facilitado por la persona interlocutora de Las Naves que compre o contrate.
  • Cómo mandar la factura (a través del buzón habilitado en nuestra web para tal fin).
  • Documentación a aportar por el proveedor para poder tramitar el pago (Declaración responsable de proveedores, poderes notariales y certificado de titularidad bancaria)

• Modelo de declaración responsable/Alta proveedores de Las Naves, al que os damos acceso desde aquí, y os informamos que como todos los recursos está en la unidad compartida «Gestión de Personas/Formularios e Instrucciones Procesos Administrativos/Modelo Declaración Responsable_Fichero Alta Proveedores».

A modo de recomendación, y para que todo lo explicado, no suponga un sobreesfuerzo, lo óptimo sería que cuando se realiza la comunicación inicial para informar a la empresa o profesional, que ha resultado el adjudicatario del gasto o contrato, se le remita ya en ese momento tanto las instrucciones para proveedores como el modelo de declaración responsable.

Confiando en que a partir de esta comunicación, todxs implementemos las indicaciones de esta en la gestión diaria os agradecemos la ayuda en la construcción de una entidad más colaborativa y eficiente en los procesos de gestión organizativa.