Siguiendo con los avances previstos en el proyecto de gestión centralizada, optimizada y sistematizada de los eventos en todas sus etapas (pre, durante y post evento) a través del CRM tenemos algunos avances para daros traslado.
Se ha puesto en marcha ya un nuevo sistema de alertas en el CRM. Esta mejora activa un correo automático cada vez que uno de los departamentos implicados en la gestión del evento incluye un material necesario para el desarrollo del mismo. La alerta incluye un enlace que permite acceder directamente al material para poder revisarlo o descargarlo. De esta forma podremos utilizar el CRM como herramienta centralizadora nuevamente, reduciendo el número de mails y versiones de documentos entre departamentos.
Cuando se incluya algún documento como el presupuesto necesario del espacio para la motivación, la hoja de ruta con necesidades cumplimentadas y horarios, el cartel, la noticia web… os llegará un mensaje notificando esta actualización como sucede en Odoo cuando os avisan de que la motivación ha cambiado de estado. Con esta mejora abordamos la mejor coordinación solicitada por los departamentos de soporte para dar seguimiento a los eventos impulsados desde otras áreas. También nos permite ofrecer a los impulsores de los eventos información sobre el estado de su evento en sus fases.
Esta mejora también servirá de repositorio de todo el material y facilitará el trabajo de recopilación de información para la memoria y los informes.
El CRM os avisará al actualizarse los siguientes documentos:
PRE-EVENTO
- Presupuesto
- Hoja de ruta
- Escaleta
- Noticia web (enlace a noticia web)
- Cartel
POST- EVENTO
- Fotos (enlace a galería de fotos)
- Videos (enlace a youtube a su apartado correspondiente)
- Clipping (enlace)
- Lecciones aprendidas
Nuestro compañero Carlos Núñez está haciendo ya las primeras pruebas. Si estáis recibiendo los avisos, os agradeceríamos que se lo comunicaseis para asegurarnos que funciona correctamente el sistema de alertas.
¡Gracias por vuestra colaboración!